Veel ondernemers onderschatten het werk dat de organisatie van een congres met zich mee brengt. Je kunt uitstekend zijn in het werk dat je doet, de onderneming die je leidt en het aansturen van de medewerkers die je onder je hebt, maar een groot evenement organiseren vergt meer dan dat. Het is heel begrijpelijk dat je daar allemaal de kennis, ervaring én tijd niet voor hebt. Sommige ondernemers gaan de mist in door alles zelf te willen uitdenken en organiseren. Sommige ondernemers vragen hulp. Hopelijk ben jij er daar één van!
Wat komt er allemaal bij kijken?
Bij de organisatie van een bedrijfsevenement of congres komt veel kijken. Ten eerste moet je goed uitgedacht hebben wat je wil bereiken en bij wie je dat wil. Hoeveel mensen zullen dit ongeveer zijn? Hierna moet je na gaan denken over de congreslocatie. Je wil natuurlijk een combinatie tussen praktisch en sfeervol. Een prachtige locatie is niet per se geschikt voor een zakelijk evenement en veel congrescentra zijn absoluut niet sfeervol. En voldoet de ruimte wel aan jouw wensen? Er moeten voldoende technische mogelijkheden zijn voor beeld en geluid. En bovenal: de locatie moet beschikbaar zijn op jouw gekozen datum. Wacht daar dus absoluut niet te lang mee!
Maar waar je wellicht nog niet aan hebt gedacht…
Met een doel, doelgroep en locatie staat de basis van jouw congres. Bij de invulling ervan, komt echter meer kijken dan je denkt. Want wat ga je doen met:
- De parkeergelegenheid? Je moet er van uit gaan dat merendeel van de bezoekers met de auto komt. Niets is frustrerender dan gebrek aan parkeerplaatsen of hoge parkeerkosten.
- De catering? Wanneer je een hele dag tijd vraagt van jouw doelgroep, moeten ze natuurlijk niets te kort komen. Zorg voor koffie en thee bij binnenkomst, voldoende te drinken tussendoor en een broodje of kop soep bij de lunch. Thuis in de keuken een echte master chef? Zelfs dan moet je dit niet zelf willen verzorgen.
- De technische bedrading en werkende functies? Jij moet je focussen op wát je over wil brengen naar je bezoekers. Laat anderen focussen op hoe dit te zien en te horen is.
- Klaarzetten en opruimen? Natuurlijk houd je de regie in eigen handen, maar hulp bij de organisatie is echt aan te raden!
- De rest van het werk? The show must go on, ook tijdens de organisatie van jouw congres. Je moet natuurlijk voorkomen dat je volledig in de organisatie duikt en de rest van het bedrijf stil ligt…
Durf hulp te vragen bij het organiseren van een congres!
Kortom, schroom niet om hulp te vragen. Veel dingen kan en moet je absoluut niet zelf (willen) doen. Ten eerste loop je het risico dat op de dag zelf jouw congres maar voor de helft staat en hier en daar zeker tekortschiet. Ten tweede moet jij je business natuurlijk ook draaiende houden. En ten derde heb je nu eenmaal niet óveral verstand van..