Je staat aan de start van een groot project wat je moet gaan leiden. Je hebt al vaker grote projecten tot een goed einde gebracht, maar toch is het telkens weer zoeken naar de meest efficiënte methode om een project te (bege)leiden. Er blijven uiteraard altijd verbeterpunten mogelijk. Hieronder het antwoord op hoe je een efficiënt planbord voor je projecten maakt.
3 kolommen
Maak maximaal gebruik van 3 kolommen om het overzicht volledig te kunnen bewaren. Bij gebruik van meer dan 3 kolommen wordt het planbord al snel heel onoverzichtelijk en werkt het niet lekker. Gebruik een kolom met de to do’s of taken, een kolom met de werkzaamheden en wie ze uit moet en een tijdspad, en een kolom met afgeronde werkzaamheden. zo behoud je in een oogopslag het overzicht.
Memo’s
Gebruik zelfklevende memo’s om eenvoudig de status van de werkzaamheden weer te kunnen geven. Deze memo’s kun je ook eenvoudig verwijderen als de werkzaamheden op dat moment voltooid zijn.
Kleuren
Je kunt de kleuren van de memo’s ook een betekenis meegeven, waarvan iedereen binnen het project weet wat het betekent. Is het een standaard taak die meerdere mensen moeten uitvoeren? Is het een taak waarbij je afhankelijk bent van externe partijen? Of is het een taak die een bepaald persoon moet uitvoeren?
Eigen kleur per team
Werk je in kleinere team of met losse personen aan een bepaald gedeelte van het project? Geef dit team of geef de personen dan een eigen kleur. Zo kunnen zowel zij als jij onmiddellijk zien wie er voor welke taak verantwoordelijk is binnen het project.
Naamlabels
Je kunt hiervoor ook gebruik maken van naamlabels op je planbord. Zo kun je bepaalde werkzaamheden toe wijzen aan een persoon en die persoon daarvoor verantwoordelijk maken. Bij het plaatsen van naamlabels is het eenvoudig voor iedereen te zien welke persoon bezig is met welke taak.
Foto’s teamleden
Werk je ook met behulp van externe partijen, dan is het wellicht ook wenselijk om foto’s van je teamleden bij de naamlabels te plakken, zodat het ook voor personen van externe partijen duidelijk is welke persoon verantwoordelijk is voor een bepaalde taak.
Markers
Schrijf niet met potlood of pen op de memo’s, maar maak de memo’s duidelijk door middel van het gebruik van steekwoorden met een donkere marker. Zo kun je van veraf zien wat de status van het project is binnen het planbord.
Doorzichtig plakband of tape
Gebruikmaken van lijnen met doorzichtig plakband of tape om relaties binnen teams of personen binnen het project duidelijk te maken, is ook een aanrader om zo te laten zien welke personen aan dezelfde taak werken.
Categorie: Praktijkruimte.