Het doel van vergaderen, wat is dat eigenlijk? Je wil mensen samenbrengen, dingen met elkaar delen, sparren, vragen stellen, antwoorden krijgen en een plan van aanpak creëren voor hoe nu verder. Om dat doel te bereiken is het belangrijk dat je de ruimte hebt, iedereen zich op zijn gemak voelt en geïnspireerd kan worden. In dit artikel geef ik je 5 punten waar een goede locatie voor een vergadering aan moet voldoen.
Sfeer is key
Zorg voor een sfeervolle en gezellige ruimte. Een leuk ingerichte ruimte zorgt er niet alleen voor dat iedereen zich op zijn gemak voelt, maar zal ook inspirerend zijn. Probeer op zoek te gaan naar een balans. Volle muren, tafels en vitrines kunnen er juist voor zorgen dat mensen sneller afgeleid zijn.
Vergaderen op een goede locatie
De locatie is erg belangrijk. Vooral als er mensen van buitenaf moeten komen is het belangrijk dat de locatie een beetje centraal gelegen en goed te bereiken is. Houd er rekening mee hoe mensen zullen komen. Wanneer veel collega’s of partners met de auto zullen komen, zul je rekening moeten houden met parkeergelegenheid. Is die parkeergelegenheid iets verder gelegen? Informeer iedereen dan duidelijk waar je kunt parkeren, wat de eventuele kosten zijn en wat de snelste route naar de vergaderlocatie is. Niets frustrerender dan niet weten waar je moet parkeren.
Een hapje en een drankje
Of de vergadering nu maar een uurtje duurt of een dag(deel), het is belangrijk om goed voor je gasten te zorgen. De basis is een kop koffie of thee. Dit kun je uitbreiden met een lekkere Belgische bonbon of een klein gebakje. Zorg daarnaast voor tafelwater. Wanneer er veel wordt gesproken is dat echt een must. Duurt de vergadering echt een dagdeel? Verzorgd dan tijdens de lunch lekkere broodjes of een kopje soep.
Het is begrijpelijk dat jij je vooral wilt focussen op de vergadering zélf. Kies daarom een vergaderlocatie waar hapjes, drankjes of een volledige lunch verzorgd worden. Dit geeft heel wat rust en tegelijkertijd een goede zorg voor de gasten.
De benodigde attributen
Zittend aan tafel met hooguit een paar aantekenen op papier, kan voor sommige vergaderingen al prima zijn. Wil jij er echt alles uit halen? Zorg ervoor dat je beschikt én de ruimte hebt voor handige vergaderattributen. Een white board is bijvoorbeeld altijd handig, of een flip-over. Wanneer er dingen digitaal moeten worden laten zien, is het handig om te zorgen voor een groot scherm of een beamer. Niets onprofessioneler dan met zijn allen op een klein laptop schermpje mee spieken.
Bereid zelf alles goed voor, waardoor het gesmeerd verloopt. Natuurlijk is het niet zoiets groots als een congres, maar een beetje voorbereiding en structuur zal de vergadering goed laten verlopen.
Vergaderen met een gouden randje (+bonus!)
De maandelijkse vergadering met een klein groepje collega’s kan best gewoon op kantoor, in de vergaderruimte of in de kantine plaatsvinden. Maar wanneer je het groter aan wil pakken met partners of collega’s van buitenaf, is het aan te raden op zoek te gaan naar een goede vergaderlocatie. Een vergaderlocatie in Gorinchem die eigenlijk aan bijna alle eisen voldoet, is La Kantina, de ontbijtzaal van hotel Goud & Zilver. Deze ruimte ontleent zich perfect voor vergaderingen en het personeel is er dan ook goed op ingespeeld om jullie een innoverende en effectieve dag te bezorgen. Bonus! Je kunt je gasten die écht van ver weg komen nog makkelijk laten overnachten ook.